Zákazkový systém ANeT Work
Základné informácie
Zákazkou rozumieme akýkoľvek ucelený súbor prác. Zákazka môže ďalej obsahovať zákazky, kde ich ukončenie podmieňuje ukončenie celej zákazky. Ďalšími dátami pridelenými k zákazke sú napríklad termín dokončenia zákazky, stav prác apod.
Zákazkový systém umožňuje prideľovanie zákaziek jednotlivým pracovníkom, sledovanie času stráveného ich plnením, sledovanie stavu jej dokončenia. Získaním lepšieho prehľadu o stave prác je omnoho ľahšie optimalizovať ľudské zdroje a dosiahnuť zvýšenie efektivity práce.
Napojenie na ERP systémy
Zákazkový systém WORK zaujíma veľmi dôležité miesto ako jeden zo zdrojov informácií pre ERP.
ERP Enterprise Resource Planning, v preklade ako plánovanie podnikových zdrojov. Jedná sa o komplexné informačné systémy, ktoré umožňujú zdielať v celej organizácii vložené informácie týkajúce sa kompletného chodu firmy. Typickými predstaviteľmi sú SAP, PeopleSoft, Banner a Oracle.
Systémy ERP sú využívané v rôznych odvetviach a využitie bude ďalej narastať. Užívateľom umožňujú rad výhod, napr.:
- Zlepšujú prístup k informáciám
- Optimalizujú ľudské zdroje a zvyšujú efektivitu práce
- Rozširujú a vylepšujú riadenie organizácie
Typický tok informácií v ERP systéme
Pre získanie všetkých výhod, ktoré ERP systém poskytuje, je nutné mať dostatočne kvalitné vstupy. V ERP systéme je nutné získavať jednotlivé dáta priamo od pracovníkov, teda zaistiť, aby každý pracovník zadával dáta sám. Ideálne je zadávanie dát pomocou terminálov, čítačiek čiarových kódov apod. A toto je presne to, čo robí ANeT WORK.
Vedúci jednotlivých oddelení potom iba opravujú a kontrolujú získané dáta. Management má teraz v ruke presné a okamžité informácie o stave a plnení akejkoľvek zákazky a získava tým možnosť rýchlo a presne reagovať na konkrétne potreby zákazníkov, zisťovať stav a problémy v plnení zákaziek. Vďaka tomuto systému môže presne adresovať inštrukcie a požiadavky na konkrétnu osobu alebo oddelenie. Vzhľadom k možnosti použitia www klienta je naviac možné všetky potrebné informácie získať kedykoľvek a kdekoľvek na svete.
Ľudia
V systéme sú osoby roztriedené do dvoch logických celkov stredísk a skupín. Tieto kategórie majú odlišné vlastnosti:
- Strediská zodpovedajú strediskám v dochádzke. Rozdelenie osôb do stredísk je väčšinou založené na vnútornej štruktúre firmy. Príkladom je napr. stredisko programátorov, administratíva apod.
- Skupiny sú týmy pracovníkov, ktoré budú prideľované na jednotlivé úlohy. Môžu byť samozrejme totožné so strediskami, ale často obsahujú osoby z rôznych stredísk alebo oddelení, ktoré bývajú pridelené na úlohy. Najpodstatnejším rozdielom oproti strediskám je to, že každá osoba môže byť pridelená v ľubovoľnom množstve skupín. Na zákazky sa prideľujú skupiny.
Zákazky
Do systému môžeme zadávať nové zákazky, alebo ich vytvárať podľa vzoru. Typicky napr. inštalácia ľubovoľného produktu u zákazníka sa môže skladať z radu zákaziek od kontaktovania zákazníka, prípravy inštalácie až po uzavretie a odovzdanie inštalácie zákazníkovi. Z hľadiska systému sa môže jednať o samostatné zákazky.Všetky tieto zákazky budú pre každého zákazníka rovnaké a budú sa líšiť práve len názvom zákazníka.
Závislosti zákaziek
Pri tvorbe zákaziek často dôjde k situácii, kedy je nutné alebo výhodné nadefinovať určité závislosti medzi jednotlivými zákazkami. Typicky napr. vývoj software začíná prípravou a definovaním cieľov aplikácie, následne vývojom a nakoniec testovaním. Tento výpočet je samozrejme veľmi zjednodušený, ale ako príklad stačí. Samozrejme nie je možné začať testovanie aplikácie pred tým, ako bude ukončený jej vývoj.
Stavy a udalosti na zákazkách
Pri správe zákaziek, na ktorých sa už pracuje, je samozrejme nutné vidieť všetky udalosti a práce, ktoré boli na danej zákazke vykonané. Událosťami sa zákazka dostáva zo stavu založenia, do stavu dokončenia. (Možné stavy Založená, pridelená, zahájená, prerušená, zrušená, dokončená, schválená,)
- Založenie presunie zákazku zo stavu Založená alebo Pridelená do stavu Zahájená.
- Zahájenie práce je jedna z najpoužívanejších udalostí. Určuje, že v daný čas bola zahájená práca je danej zákazke. Dokončením práce tejto udalosti dôjde k ukončeniu práce na zákazke.
- Vloženie času umožní priame vloženie času stráveného prácou na zákazke, typicky napr. na porade apod. Čas na aktívnej zákazke počas dňa (zahájená zákazka, pokiaľ takáto je) sa zníži o túto hodnotu.
- Vloženie kusov umožní priame zadanie počtu vyrobených/spracovaných kusov výrobkov a iného tovaru, ktorého sa týkajú zákazky.
- Odsúhlasenie presunie zákazku do stavu Schválená.
- Ukončenie zákazky presunie zákazku do stavu Ukončená.
Riešenie
Systém ANeT-Work umožňuje vytvárať a spravovať databázu riešení. Úmyslom pri vytváraní tejto časti systému bolo vytvorenie jednotného úložiska dát, ktorá sa často vo firmách alebo spoločnostiach stráca, odovzdávajú sa ústne a ich dosažiteľnosť je viazaná na konkrétne osoby, ktoré vedia ako na to.
Následkom býva často zbytočne veľké množstvo strateného času pri hľadaní odpovedí na otázky, ktoré už boli riešené, v extrémnom prípade i k opakovanej práci na rovnakom probléme niekoľkými osobami za sebou.
Využitie Riešenia v systéme umožňuje týmto stratám zamedziť. Existuje celý rad príkladov, čo všetko je tu možné prehľadne zapísať. Napríklad:
- Odpovede na často kladené otázky týkajúce sa vyrábaných produktov
- Tipy a triky pri práci so softwarovým produktom
- Popis zásad firemnej grafickej prezentácie (používané fonty, logá apod.)
Firmy
U konkrétnej zákazky je možné určiť, že ide o zákazku pre konkrétnu firmu a klienta z danej firmy. Táto možnosť so sebou prináša ďalšie možnosti práce so systémom. Tu nadefinované osoby môžu sledovať stav prác na svojej vlastnej zákazke!
Týmto možno dosiahnuť ďalšie optimalizácie zdrojov a zákazník vidí presne, koľko je na danej zákazke odpracované, ktoré subzákazky sú už dokončené, na ktoré sa čaká, dokáže odhadnúť ich presný termín dokončenia alebo poprípade zasiahnuť priamo do procesu výroby. Získava tým úroveň kontroly a flexibility.
Z hľadiska systému sa firmy chovajú ako zložky a klienti ako jednotlivé položky v zložkách.
Reporty
Systém ANeT-Work umožňuje spracovávané dáta prehľadne podať pomocou veľkého množstva rôznych reportov. Pokiaľ vo vašej organizácii nastane nutnosť iného reportu, než sú obsiahnuté v aplikácii, je možné ich vytvoriť na zákazku a pomocou ľahšieho postupu naimportovať.